9- لائحة الأرشيف

1- تعريف الأرشيف
المادة 1: أرشيف الايبارشيّة هو مجموعة الأوراق والوثائق والمستندات والسجلاّت المكتوبة، القديمة والحديثة، التي ترتبط بأحوال المؤمنين الروحيّة والقانونيّة، وبأعمال وخدمات وأنشطة وممتلكات الايبارشيّة، والتي ينبغي حفظها للضرورة والمنفعة، والسهر الشديد على حمايتها والاعتناء بها. ويعتبر أرشيف الايبارشيّة مرآة حقيقيّة تعكس حياة ونظام الايبارشيّة.

2- تعيين أمين الأرشيف وواجباته
المادة 2: يعيّن الأسقف الايبارشيّ أميناً للأرشيف الذي يخضع لمتابعته.

3- واجبات أمين الأرشيف
المادة 3: على أمين الأرشيف:
1- العناية بحفظ الوثائق وترتيبها وفهرستها لتسهيل الرجوع إليها.
2- ألاّ يسمح لأحد بالاطلاع على الوثائق التي في حوزته، ولا إعارتها ولا إخراجها بدون ترخيص من الأسقف الايبارشيّ.
3- أن يلتزم بحفظ السرّ.

4- أقسام الأرشيف
المادة 4: ينقسم الأرشيف إلى:
1- الأرشيف التاريخي: يحتوي على الوثائق والمستندات والسجلاّت القديمة.
2- الأرشيف المحفوظ: يحتوي على الوثائق والمستندات والسجلاّت المحفوظة.
3- الأرشيف الجاري: يحتوي على الوثائق والمستندات والسجلاّت الجاريّ العمل بها.
4- الأرشيف السرّيّ: يحتوي على الوثائق والمستندات والسجلاّت السرّيّة.

5- مكان الأرشيف
المادة 5: مكان الأرشيف يجب اختياره بكلّ دقّة وعنايّة، في موقع محكم وأمين، ويستحسن أن يكون في حجرة خاصّة به، بابها ونوافذها موصدة ومقفلة بطريقة جيدة. والخزانة والدواليب، التي يتمّ حفظ الملفات والوثائق والسجلاّت بداخلها، يجب أن تكون محكمة الأقفال، وضد الحريق والسرقة والعبث والضياع. ويجب مراعاة الاهتمام بنظافة وتهوية المكان، واستعمال المبيدات الوقائيّة ضدّ الحشرات والحيوانات الضارة.